Sekretariati i KQZ-së
Sekretariati i Komisionit Qendror të Zgjedhjeve
Në kryerjen e përgjegjësive dhe funksioneve të tij, KQZ-së i ndihmon Sekretariati i KQZ-së i cili i zbaton vendimet e KQZ-së, përgatitë raporte, rekomandime për vendime të KQZ-së dhe siguron ndihmë tjetër të nevojshme administrative për KQZ-në. Sekretariati, gjithashtu, e asiston KQZ-në në zbatimin e funksioneve dhe përgjegjësive të cilat i janë caktuar në pajtueshmëri me rregullativën për zgjedhje.
Njësitë e Sekretariatit
Për kryerjen efikase të përgjegjësive, autorizimeve dhe detyrave të punës që i janë caktuar, për shërbimet administrative në menyrë profesinonale, Sekretariati ka strukturë të organizimit si në vijim:
Zyra e Kryeshefit Ekzekutiv të Sekretariatit është në funksion të mbarëvajtjes së punës së Kryeshefit Ekzekutiv, si dhe kordinon punën me strukturat e tjera të Sekretariatit.
- Harton legjislacionin sekondar (aktet nënligjore), në konsultim me departamentet e tjera të SKQZ-së dhe Këshillat e KQZ-së, të cilat miratohen nga KQZ-ja;
- Pranon kërkesat për zëvendësimin e anëtarëve të kuvendeve komunale, shqyrton dhe i procedon ato në Këshilla dhe KQZ;
- Harton marrëveshje bashkëpunimi ndërmjet KQZ-së dhe institucioneve të tjera;
- Administron procesin e ankimeve zgjedhore, përgatit dosjet përkatëse për çdo ankim të paraqitur dhe i vë në dispozicion të anëtarëve të KQZ-së brenda afateve dhe mënyrës së përcaktuar në Ligjin për Zgjedhjet dhe aktet e KQZ-së;
- Përfaqëson KQZ-në në organet gjyqësore në të gjitha shkallët e gjykimit për çështjet ku KQZ-ja është palë;
- Siguron që aktet nënligjore të propozuara dhe të hartuara nga KQZ-ja të jenë të bazuara në legjislacionin në fuqi;
- Jep këshilla juridike, rekomandime, udhëzime dhe interpretime ligjore për KQZ-në dhe Sekretariatin.
- Zbaton aktivitetet e nevojshme për të gjitha çështjet operacionale që kanë të bëjnë me përgatitjet e zgjedhjeve dhe referendumeve;
- Harton dhe zbaton Planin Operativ të Zgjedhjeve;
- Ndërmerr të gjitha aktivitetet që kanë të bëjnë me kriijimin e listës së votuesve;
- Planifikon dhe organizon trajnimeve për trupat zgjedhore dhe stafin mbështetës;
- Planifikon dhe organizon edukimin dhe informimin e votuesve;
- Organizon dhe zbaton aktivitetet në operacionin e votimit jashtë Kosovës dhe regjistrimin e personave me nevoja dhe rrethana të veçanta;
- Kryen detyrat dhe përgjegjësitë tjera të përcaktuara me legjislacionin në fuqi dhe nga Kryeshefi Ekzekutiv i SKQZ-së.
Departamenti është i përberë nga tri divizione;
- Divizioni për Shërbimin e Votuesve,
- Divizioni për Informim dhe Edukim,
- Divizioni për Trajnime.
- Ofron shërbime të nevojshme administrative për KQZ-në;
- Zbaton politikat që kanë të bëjnë me administratën e KQZ-së;
- Planifikon dhe përgatit buxhetin e KQZ-së, përpilon dhe kontrollon raportet periodike finaciare, si dhe pasqyrat financiare.
- Përcjellë ecurisë e shpenzimeve të buxhetit në perputhje me linjat përkatëse buxhetore për të siguruar mbarëvajtje të menaxhimit financiar dhe të kontrollit të shpenzimeve;
- Mbikëqyr të gjitha aspektet e raportimit buxhetor nga ana e SKQZ-së dhe ushtron të gjitha funksionet që i janë dhënë Zyrtarit Kryesor Financiar sipas legjislacionit në fuqi;
- Ofron shërbime administrative në lëminë e personelit dhe çështjeve të tjera që kanë të bëjnë me menaxhimin e burimeve njerëzore në Sekretariat, në pajtim me legjislacionin në fuqi;
- Shpërndanë mjetet e fondit për mbështetje të partive politike dhe ekzekutimin e pagesave për grupet parlamentare;
- Ofron shërbime të përkthimit për nevojat e KQZ-së;
- Siguron funksionimin e logjistikës, transportit, deponimit, materialeve për zyre, dokumentacionit, materialeve zgjedhore për zgjedhje dhe infrastrukturën e Sekretariatit;
- Ruan dhe sistemon të gjitha dokumentet zyrtare të KQZ-së, në pajtim me rregullat dhe procedurat e përcaktuara me legjislacionin përkatës për arkivim, si dhe mirëmbanë,menaxhon dhe administron sistemin e arkivës.
Departamenti i Administratës dhe Përkrahjes përbëhet nga këto divizione:
- Divizioni për Buxhet dhe Financa,
- Divizioni për Personel dhe Shërbime të Përbashkëta.
- Harton dhe zbaton planet, procedurat dhe projektet për funksionimin sa me cilësor të TI-së, duke siguruar ofrimin e shërbimeve të përshtatshme për të gjithë stafin e KQZ-së;
- Analizon dhe vlerëson nevojat dhe mundësitë për automatizimin e proceseve, si dhe implementon teknologji të reja në operacione zgjedhore;
- Administron dhe mirëmbanë rrjetin, sistemet dhe aplikacionet e KQZ-së;
- Krijon dhe mirëmbanë e bazën e të të dhënave të përcaktuara nga KQZ-ja;
- Bashkëpunon me Agjencinë për Shoqëri të Informacionit dhe institucionet e tjera për zbatimin e politikave në fushën e TI-së;
- Siguron dhe mirëmbanë pajisjet, si dhe ofron shërbimet e teknologjisë së informacionit dhe telekomunikimit për KQZ-në dhe Sekretariatin;
- Mirëmbanë dhe përditëson ueb faqen e KQZ-së, duke përfshirë publikimin me kohë të të gjitha rregullave zgjedhore, vendimeve dhe materialeve të tjera të KQZ-së.
- Mbikëqyr punën e Zyrtarëve të Lartë Komunalë të Zgjedhjeve;
- Koordinon aktivitetet ndërmjet Sekretariatit të KQZ-së dhe Zyrtarëve të Lartë Komunalë të Zgjedhjeve (ZLKZ-ve), respektivisht Komisioneve Komunale Zgjedhore (KKZ-ve), përkitazi me operacionet zgjedhore në nivel komunal;
- Ndihmon dhe këshillon subjektet politike për zgjedhje në nivel komunal;
- Udhëheq aktivitetet për të përgatitur planet strategjike dhe operacionale në nivel komunal;
- Harton dhe implementon Planin Operacional të Sigurisë për Zgjedhje;
- Koordinon aktivitetet zgjdhore për ZLKZ/KKZ-të në terren për personelin dhe trupat menaxhuese që angazhohen gjatë zgjedhjeve mes nivelit qendror dhe komunal, në bashkëpunim me njësitë tjera të Sekretariatit;
- Përkujdeset për zbatimin e aktiviteteve akteve normative të nxjerra nga KQZ-ja në Komisione Komunale Zgjedhore.
- Harton dhe përgatitë planet e auditimit;
- Kryen detyrat e auditimit në pajtim me planet e punës, rregullat, udhëzimet dhe standardet e auditimit;
- Siguron mbështetjen për Kryeshefit Ekzekutiv dhe KQZ-së në përmirësimin e menaxhimit dhe kontrollit të brendshëm;
- Përgatitë raportet dhe raporton në komitetin e auditimit;
- Udhëheq Njësinë e Auditimit të Brendshëm, në pajtim me ligjin në fuqi për auditimin e brendshëm;
- Bën auditime të brendshme në pajtim me rregullat, politikat, doracakët, udhëzimet,dhe standardet profesionale në fuqi.
- Përgatitë, koordinon dhe zbaton planin vjetor të Sekretariatit në fushën e prokurimit publik, në pajtim me legjislacionin në fuqi;
- Siguron që të gjitha kërkesat për prokurim janë përgatitur në përputhje me rregullat dhe procedurat e prokurimit;
- Përgatitë materialet standarde, varësisht nga procedura e prokurimit;
- Nënshkruan kontratë publike në emër të autoritetit kontraktues;
- Përcakton procedurën e prokurimit për tender dhe procedurat e vlerësimit të çmimeve;
- Ofron këshilla dhe asiston menaxhmentin në marrjen e vendimeve lidhur me çështjet kontestuese që mund të dalin në rastet e ekzekutimit të kontratave.
- Pranon dhe bën kontrollimin fillestar të materialit të ndjeshëm zgjedhor;
- Bën futjen e të dhënave, auditimin e formularëve të rezultateve dhe hetimin e tyre;
- Verifikon zarfet e fletëvotimeve me kusht dhe fletëvotimeve përmes postës, si dhe numëron ato;
- Bën rinumërim në bazë të vendimve të KQZ-së;
- Ndërmerr aktivitete për tabulimin dhe publikimin e rezultateve preliminare dhe përfundimtare;
- Menaxhon operacionet dhe proceset që ndërlidhen me rezultatet, si dhe përgatitë rezultatet e zgjedhjeve për KQZ;
- Planifikon kerkesat dhe specifikat për sisteme informative për tabulimin dhe prezantimin e rezultateve;
- Bën analiza dhe hulumtime lidhur me statistikat dhe rezultatet e zgjedhjeve.