Sekretarijat CIK-a

Sekretarijat Centralne Izborne Komisije

U obavljanju odgovornosti i funkcija, CIK-u pomaže Sekretarijat CIK-a, koji sprovodi odluke CIK-a, priprema izvještaje, preporuke za odluke CIK-a i pruža drugu neophodnu administrativnu pomoć CIK-u . Sekretarijat takođe pomaže CIK-u u sprovođenju funkcija i odgovornosti koje su joj dodeljene u skladu sa izbornom regulativom.

Izvršni Načelnik Sekretarijata

Sekretarijatom Centralne izborne komisije upravlja Izvršni Načelnik koji odgovara direktno CIK-u.

Jedinice Sekretarijata

U cilju efikasnog obavljanjaprofesionalnih obaveza i zadataka, Sekretarijat ima sledeću strukturu organizacije:

Kancelarija glavnog izvršnog načelnika Sekretarijata zadužena je za izvršavanje obaveza Izvršnog načelnika i koordinira rad sa drugim strukturama Sekretarijata.

  1. Sastavlja sekundarno zakonodavstvo (podzakonske akte) u konsultaciji sa drugim odeljenjima SCIK-a i OdborimaCIK-a, koji se usvajaju od strane CIK-a;
  2. Vrši prijem zahteva za zamenu članova Skupština opština, razmatra ih i prosleđuje Odborima i CIK-u;
  3. Sastavlja sporazume o saradnji između CIK-a i drugih institucija;
  4. Administrira izbornim žalbenim postupcima, priprema relevantne dosijee za svaku žalbu i dostavlja ih članovima CIK-a u roku i na način utvrđen Izbornom zakonom i aktima CIK-a;
  5. Predstavlja CIK u pravosudnim organima u svim fazama suđenja za slučajeve u kojima je CIK stranka;
  6. Osigurava da su predloženi i draftirani podzakonski akti CIK-a zasnovani na važećim zakonima;
  7. Pruža pravne savete, preporuke,uputstva i pravna tumačenja za CIK i Sekretarijat.

  1. Sprodi potrebne aktivnosti za sva operativna pitanja vezana za pripremu izbora i referenduma;;
  2. Izrađuje i sprovodi Operativni plan izbora;
  3. Preduzima sve aktivnosti u vezi sa kreiranjem spiska birača;
  4. Planira i organizuje obuke za izborna tela i pomoćno osoblje;
  5. Planira i organizuje edukaciju i informisanje birača;
  6. Organizuje i sprovodi aktivnosti u operaciji glasanja van Kosova i registraciju lica sa posebnim potrebama i u posebnim okolnostima;
  7. Obavlja i druge zadatke i odgovornosti kao što je definisano zakonom na snazi i određene od strane Izvršnog načelnika SCIK-a.

Odjeljenje se sastoji od tri divizije;

  • Divizija za uslugu birača,
  • Divizija za informisanje i edukaciju birača,
  • Divizija za obuku.

  1. Pruža neophodne administrativne usluge za CIK;
  2. Sprovodi politike vezane za administraciju CIK-a;
  3. Planira i priprema budžet CIK-a, sastavlja i proverava periodične finansijske izveštaje kao i finansijske preglede.
  4. Pratibudžetske rashode u skladu sa relevantnim budžetskim linijama kako bi se osiguralouredno finansijsko upravljanje i kontrola troškova;
  5. Nadgleda sve aspekte budžetskog izveštavanja od strane SCIK-a i obavlja sve funkcije koje su dodeljene Glavnom finansijskom službeniku u skladu sa važećim zakonima;
  6. Pruža administrativne usluge u oblasti osoblja i druga pitanja koja se odnose na upravljanje ljudskim resursima u Sekretarijatu, u skladu sa važećim zakonom;
  7. Vrši raspodelu sredstva fonda za podršku političkih partija i izvršenje plaćanja za parlamentarne grupe;
  8. Pruža usluge prevođenja za potrebe CIK-a;
  9. Osigurava funkcionisanje logistike, transporta, skladištenja, kancelarijskog materijala, dokumentacije, izbornog materijala i infrastrukture Sekretarijata;
  10. Održava i sitematizuje svaslužbena dokumenta CIK, u skladu sa pravilima i procedurama utvrđenim zakonom o ahivi, kao i održava, upravlja i rukovodi arhivsku sistem.

Odjeljenje za administraciju i podršku sastoji se od sledećih divizija:

  • Divizija za budžet i finansije,
  • Divizija za kadrove i zajedničke usluge.

  1. Razvija i sprovodi planove, procedure i projekte kvalitetno za funkcionisanje IT, obezbeđujući pružanje odgovarajućih usluga  osoblju CIK-a;
  2. Analizira i procenjuje potrebe i mogućnosti za automatizaciju procesa, kao i primenjuje novu tehnologiju u izbornim operacijama;
  3. Upravlja i održava mrežU, sisteme i aplikacije CIK-a;
  4. Kreira i održava bazu podataka CIK-a;
  5. Sarađuje sa Agencijom za informaciono društvo i drugim institucijama u cilju sprovođenje IT politika;
  6. Obezbeđuje i održava opremu, I pruža usluge informacione tehnologije i telekomunikacione usluge CIK-u i Sekretarijatu;
  7. Održava i ažurira veb stranicu CIK-a, uključujući i blagovremeno objavljivanje svih izbornihpravila, odluka i drugih materijala CIK.

  1. Nadgleda rad Viših opštinskih izbornih službenika;
  2. Koordinira aktivnosti između Sekretarijata CIK-a i Viših opštinskih izbornhslužbenika (VOIS), odnosno opštinskih izbornih komisija (OIK), vezano za izborne operacije na opštinskom nivou;
  3. Pomaže i savetuje političke subjekte u vezi sa izborima na opštinskom nivou;
  4. Sprovodi aktivnosti za pripremu strateških i operativnih planova na opštinskom nivou;
  5. Izrađuje i sprovodi Operativni plan bezbednosti za izbore;
  6. Koordinira izborne aktivnosti za VOIS/OIK na terenu u oblasti osoblja i upravnih organa angažovanih na izborima, između centralnog i opštinskog nivoa, u saradnji sa drugim jedinicama Sekretarijata;
  7. Odgovorni su za sprovođenje aktivnosti normativnih akata izdatih od strane CIK-a u Opštinskim izbornim komisijama.

  1. Izrađuje i priprema planove revizije;;
  2. Obavlja zadatke revizije u skladu sa planovima rada, pravilima, uputstvima i standardima revizije;
  3. Pruža podršku glavnom izvršnom službeniku i CIK-u u unapređenju unutrašnjeg upravljanja i kontrole;
  4. Priprema izveštaje i izveštava Odboru za reviziju;
  5. Rukovodi Jedinicom za unutrašnju reviziju, u skladu sa važećim zakonom o unutrašnjoj reviziji;
  6. Vrši unutrašnje revizije u skladu sa pravilima, politikom, priručnicima, uputstvima i profesionalnim standardima na snazi.

  1. Priprema, koordinira i sprovodi godišnji plan Sekretarijata u oblasti javnih nabavki, u skladu sa važećim zakonima;
  2. Osigurava da se svi zahtevi za nabavke pripremaju u skladu sa pravilima i procedurama nabavke;
  3. Priprema standardne materijale, u zavisnosti od postupka nabavke;
  4. Potpisani javne ugovore u ime ugovornog organa;
  5. Određuje postupak javne nabavke za tender i procedure procene cena;
  6. Daje savete i pomaže menadžment u donošenju odluka o spornim pitanjima koja se mogu pojaviti u slučaju izvršenja ugovora.

  1. Prihvati i vrši inicijalnu kontrolu osetljivog izbornog materijala;
  2. Vrši unos podataka,reviziju obrazca rezultata i njihovu istragu;
  3. Verifikuje koverte uslovnih glasačkih listića i glasačkih listića putem pošte, kao i prebrojavanje istih ;
  4. Vrši ponovna prebrojavanja na osnovu odluka CIK-a, ;
  5. Preduzima aktivnosti u cilju tabuliranja i objavljivanja preliminarnih i konačnih rezultata;
  6. Rukovodi operacijama i procesima koji se odnose na rezultate, i priprema rezultate izbora za CIK;
  7. Planira zahteve i specifikacije za informativne sisteme za tabuliranje i predstavljanje rezultata;
  8. Vrši analizu i istraživanje vezano za statistiku i rezultate izbora.